Come condurre un’indagine sul luogo di lavoro: procedura dettagliata

Spesso il personale individuato a svolgere indagini sul personale da assumere o assunto da un’azienda, è chiamato a svolgere indagini pre assunzione per certificare il nuovo lavoratore. Nulla di più difficile se non si è un investigatore privato, in quanto c’è bisogno di conoscere strumenti e procedure per rimanere nella più completa legalità durante le fasi investigative. La difficoltà sta anche nel fatto che tali dirigenti  non ricevono una formazione mirata su come condurre un’indagine sul posto di lavoro dall’inizio alla fine. La formazione può riguardare la pianificazione delle indagini, la conduzione di interviste, la raccolta di prove e altri aspetti del processo investigativo, ma la maggior parte delle volte non fornisce un piano generale per condurre un’intera indagine sul luogo di lavoro.

Questo articolo l’abbiam scritto con l’ausilio in alcuni punti dell’agenzia investigativa europolinvestigazioni.it e in modo dettagliato ti porterà dal rapporto iniziale della condotta scorretta fino alla conclusione e al rapporto finale di indagine, con esempi e linee guida per garantire che le tue indagini seguano le migliori pratiche.

Rapporto iniziale e decisione di avvio indagini

Quando un reclamo o un rapporto di illecito viene ricevuto, il modulo web o attraverso qualsiasi altro mezzo, la società è obbligata a prendere sul serio il rapporto e ad agire rapidamente verso il dipendente. A seconda del tipo di accusa, potrebbero esserci regolamenti che regolano il modo in cui viene gestito il reclamo e il calendario per la sua risoluzione. Quindi è importante avere una procedura per ricevere e stilare report.

La prima decisione da prendere è se la relazione garantisca un’indagine, e questo non può essere preso alla leggera. La mancata investigazione sulla cattiva condotta da indagare può avere conseguenze disastrose per l’azienda.

Se l’accusa lo giustifica, potrebbe essere necessario prendere provvedimenti immediati, come separare le parti dal reclamo, parlarle individualmente o indirizzarle per consulenza, mediazione o entrambe. Le accuse di molestie o molestie sessuali in particolare richiedono una gestione delicata e l’eventuale rimozione immediata di una o entrambe le parti trasferendole in sedi diverse o uffici diversi.

Supponendo che venga presa la decisione di indagare su una relazione, dovrebbero essere predisposti dei protocolli per iniziare, incluso un metodo per scegliere l’investigatore, assegnare il caso e tracciare e riferire sull’indagine.

Se decidi di non indagare, questa decisione deve essere documentata a fondo. Indicare le ragioni della decisione di rifiutare di indagare e assicurarsi che siano difendibili. Supponiamo che la tua decisione sarà messa in discussione e assicurati di avere validi motivi.

Scegli un’investigatore

Al momento di decidere chi indagherà, dovrai decidere se utilizzare un investigatore interno o esterno . Ci sono molti fattori da considerare in questa decisione. Potrebbe essere necessario un investigatore con specifiche competenze, esperienze o conoscenze legali che non sono disponibili internamente. Potresti avere preoccupazioni legate a pregiudizi percepiti o persino a distorsioni effettive che potrebbero rappresentare un rischio quando si utilizza un investigatore aziendale.

A seconda del tipo di indagine, potrebbe essere necessario considerare il genere dello sperimentatore (in un’indagine sulle molestie sessuali, ad esempio). Se l’indagine riguarda più località, città o paesi, potrebbe essere necessario prendere in considerazione l’utilizzo di risorse in un altro Paese, qualcuno che parla una particolare lingua o qualcuno che abbia conoscenza locale.

La linea di fondo è che dovrai scegliere un investigatore imparziale che abbia le competenze, le conoscenze, l’accesso e l’esperienza richiesti dal caso.

Pianificare l’indagine

Durante la fase di pianificazione, è necessario determinare l’ambito dell’indagine. Che cosa stai studiando esattamente? È una violazione del codice di condotta, una possibile violazione criminale? Ci sono problemi di privacy? Ci sono altri incidenti o problemi relativi alla denuncia o all’incidente che devono essere segnalati?

La creazione di un piano di indagine consente di evitare uno dei più grandi errori di indagine. Una corretta pianificazione ti aiuta a concentrarti sull’accusa o l’incidente oggetto di indagine e garantisce che le tue indagini rimangano in corso.

Come parte della pianificazione, dovrai anche decidere chi deve essere intervistato, dove, quando e in quale ordine. Potrebbe essere necessario condurre delle ricerche e porre alcune domande iniziali al fine di raccogliere un elenco delle parti coinvolte e determinare le materie dell’intervista.

Si potrebbe anche voler condurre alcune ricerche su Internet in questa fase. Fai un po ‘di ricerca negli sfondi dei tuoi soggetti intervistati per scoprire qualcosa su di loro in modo da poter costruire facilmente i rapporti. Ad esempio, se trovi che il tuo soggetto tweetta molto sulla squadra di calcio preferita, sai che è interessato al calcio e a quella squadra. È possibile utilizzare queste informazioni per facilitare l’intervista con alcune chiacchiere informali sul calcio. Fai attenzione a capire come fare queste ricerche preliminari perchè può contribuire a pregiudicare le persone, risultando in un’intervista poco parziale.

Condurre l’intervista investigativa

La fase di intervista delle indagini ha un unico scopo: scoprire la verità. Con questo in mente, potresti voler utilizzare una varietà di tecniche e strategie di intervista per raggiungere quel fine. Il modello PEACE, la tecnica REID, PACE, interviste cognitive, interrogatori e il colloquio di ricerca della confessione sono tutti metodi per arrivare alla verità nelle interviste investigative e tutti hanno i loro punti di forza e di debolezza. Molti ricercatori trovano un equilibrio tra i diversi metodi che funzionano meglio per loro.

Il primo passo per condurre interviste è contattare i soggetti intervistati e impostare tempi e luoghi. Per mettere a proprio agio le tue interviste e aumentare le tue possibilità di farle comunicare apertamente è una buona idea:

  • Scegli un luogo di colloquio che sia neutrale e privato
  • Sii flessibile con la programmazione per soddisfare il soggetto dell’intervista
  • Fai riferimento all’intervista come “una chiacchierata su quello che è successo” piuttosto che un colloquio investigativo
  • Rimuovi le distrazioni, come foto o decorazioni, dal luogo dell’intervista
  • Spiega in anticipo esattamente di cosa tratta l’intervista e perché
  • Rapporto costruito con l’oggetto dell’intervista prima di lanciarlo in domande
  • Offrire acqua e / o caffè per mantenere il soggetto idratato e vigile
  • Quando decidi l’ordine delle domande, considera il flusso di informazioni o l’ordine della storia, che devi raccogliere.

In primo luogo, intervista la persona che ha fatto il rapporto. Se ci sono altri nominati nella relazione, intervista anche loro.

Quindi, intervista tutti i testimoni dell’accaduto o delle accuse. Questo a volte può portare a identificare più testimoni e, in questa fase, dovresti intervistarli. Infine, intervista l’accusato sull’argomento del rapporto o sull’accusa.

Registrare o meno l’intervista

Potresti voler registrare le tue interviste, usando un registratore audio o video, ma è una questione di preferenza. Alcuni ricercatori trovano che i dispositivi di registrazione causano stress e possono impedire il flusso di informazioni dal soggetto. Altri ritengono che la registrazione dell’intervista consenta loro di concentrarsi sulla persona e su ciò che sta dicendo, piuttosto che scrivere note, consentendo una conversazione più naturale.

Un vantaggio delle interviste registrate è che una registrazione non lascia dubbi sull’etica dell’intervistatore e sulla qualità delle domande. Rimuove anche la tentazione di interpretare ciò che sta dicendo il soggetto, fornendo le parole esatte del soggetto per le citazioni dirette nel rapporto di indagine.

Raccolta di prove documentali

La raccolta delle prove può essere la parte che richiede più tempo delle indagini e comporta la raccolta di prove sia fisiche che digitali. Tutto quello che scopri è un potenziale indizio di colpevolezza o innocenza ed è importante considerare ogni elemento di prova che scopri, indipendentemente dal fatto che sia adatto alle tue altre prove e impressioni relative al caso.

Tutte le prove fisiche devono essere archiviate in modo sicuro e registrate. Le prove digitali devono essere autenticate, catturate, conservate e archiviate da qualche parte. Se stai utilizzando un sistema di gestione dei casi per le tue indagini, puoi caricare le prove digitali direttamente nel file del caso, dove sarà sicuro, organizzato e accessibile.

È importante seguire le migliori pratiche per la catena di custodia quando si proteggono le prove. La catena di custodia è un modo per documentare le prove che mostrano il sequestro, la custodia, il controllo, il trasferimento, la conservazione e l’analisi di una prova. È un meccanismo per registrare tutto ciò che è stato fatto per una prova per garantirne l’integrità e dimostrare che non è stato manomesso.

Considera ogni elemento di prova e in che modo contribuisce alla narrazione di ciò che è accaduto. Ricorda che il tuo compito è semplicemente quello di scoprire la verità e soppesare ogni prova contro questo requisito. Esistono molti tipi di prove e ognuno può contribuire a un’indagine di successo.

Raggiungere una conclusione

Il tuo lavoro è giungere a una conclusione, basata sulle tue interviste e sulle prove raccolte. La tua conclusione è semplicemente se l’accusa o il rapporto è stato trovato corretto.

Un’indagine ritenuta non conclusiva è un’indagine fallita. Se non riesci a giungere a una conclusione, prendi in considerazione la possibilità di condurre più interviste, raccogliere ulteriori prove e riportare indietro le interviste e le prove già raccolte.

In base alla conclusione raggiunta nelle indagini, l’azienda deve decidere se intraprendere o meno un’azione.

L’azione potrebbe includere:

  • Azione disciplinare nei confronti di un dipendente
  • Sospensione di un dipendente
  • Consulenza o valutazione professionale di un dipendente
  • Mediazione tra o tra dipendenti
  • Licenziamento di un dipendente
  • Coinvolgere le forze dell’ordine in un’azione criminale
    Se la società decide di non intraprendere alcuna azione, questo dovrebbe essere documentato, insieme alle motivazioni di non voler procedere.

Scrivere il rapporto di indagine

L’indagine migliore, più completa, equa e tempestiva è senza valore in mancanza della documentazione utile adimostrare che l’indagine è stata esaustiva, equa e tempestiva. In ogni fase dell’inchiesta occorre documentare le fasi, ma il prodotto finale, il rapporto di indagine, è il riassunto di tutti i passaggi, le interviste, le prove e le conclusioni tratte. È il prodotto finale e può essere letto da molte persone differenti, quindi deve essere chiaro, accurato, succinto e credibile.

Analizzare i dati d’indagine

Al fine di ridurre il numero di incidenti e indagini, le aziende devono valutare e analizzare continuamente il proprio rischio. Possono farlo aggregando e studiando i loro dati di indagine per determinare:

  1. aree in cui i problemi si verificano più frequentemente
  2. i tipi di problemi che si verificano nell’organizzazione
  3. quali misure possono essere messe in atto per ridurle